5 consejos para que tu trabajo virtual en equipos sea eficiente

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Debido a la situación actual que vive el mundo, mantener la comunicación y productividad en la empresa a distancia se ha convertido en un nuevo reto. El teletrabajo ha obligado a las empresas a crear equipos y estrategias virtuales para el día a día.

Por esto recomendamos estos 5 consejos esenciales para mantener la eficiencia dentro de los equipos virtuales de trabajo:

1.   Planificación y objetivos del equipo

Una planificación para todos es clave. Es importante, que exista un objetivo común, y a partir de este, se realicen asignaciones cortas de tareas concretas y específicas para cada integrante. Además, debe realizarse un feedback de equipo una vez a la semana, para que exista conexión continua entre todos y así obtener resultados positivos.  

2.   Elegir roles de equipo

Cuando los integrantes del equipo tienen sus objetivos claros, el trabajo suele ser más eficiente. Por esto el líder del equipo debe fijar roles definidos para cada persona a cargo y elegir prioridades durante la semana. Es vital que exista un calendario, donde se programen reuniones y eventos importantes.

3.   Comunícate cara a cara por la cámara

Aunque la situación no permita el contacto físico, es importante mantener una conversación cara a cara por la cámara, de esta forma se mantiene y fortalece el vínculo. También, mejora la comunicación y ayuda a evitar el distanciamiento social.

4.   Utiliza un gestor de tareas

Es esencial tener un modelo eficiente para la asignación de tareas, ya que permitirá tener una visión integral de las funciones diarias de cada integrante y de la carga del equipo. Además, podrán ver fechas límites de las acciones. Así, los objetivos y responsabilidades serán claros.

5.   Herramientas y recursos digitales

Un punto clave para un trabajo virtual exitoso son las herramientas digitales usadas por el equipo, ya que estas mantendrán conectados a todos los miembros de la empresa internamente y con los clientes. También, harán más eficiente y práctico el trabajo a distancia.

Las herramientas más importantes actualmente son:

• Herramienta de videoconferencia.
• Mensajería instantánea.
• Redes Sociales.
• Gestor de tareas.
• Chat Interno y externo.
• Sitio web colaborativo de información y documentos.
• Agenda o calendario colaborativo.
• App de móviles, tablets y ordenadores.
• Herramienta para compartir archivos grandes.
• Escaneo de documentos móvil.

Aparte de estos 5 consejos vitales, se debe tener en cuenta las relaciones interpersonales dentro de los integrantes de la empresa, para ello generar momentos interactivos y participativos.

Entre algunas cosas que se podrían hacer para incentivar una buena comunicación y ambiente son:

• Al inicio de una reunión en la semana comentar temas cotidianos.
• Celebrar éxitos y felicitaciones dentro del equipo.
• Realizar eventos y actividades virtuales

 Por último, se debe incentivar a una comunicación abierta y con voluntad, ser solidario ante la situación que todos están viviendo. Además, una sensación de unión y ayuda entre los miembros del equipo fortalecerá las relaciones internas sin importar la distancia.

Camila Bohorquez

Área de comunicación Ingeus